INSTRUCTIVO CAMBIOS

1. OBJETIVO

Diseñar un instructivo que indique la forma correcta de diligenciar los requerimientos tanto de clientes como de usuarios de las distintas aplicaciones de la Organización.

2. ALCANCE

Aplica a todos los clientes o usuarios de las distintas aplicaciones desarrolladas en la Organización el Transporte

3. DEFINICIONES

3.1 Requerimiento: Es una necesidad documentada sobre el contenido, forma o funcionalidad de un producto o servicio. Se entiende como requerimiento la solicitud realizada por un cliente interno o externo donde se describe una nueva opción, funcionalidad o servicio que debe ser realizada o prestada por el sistema de información.

3.2 Solicitante: Persona jurídica o natural que registra el requerimiento y que exige su atención, puede ser un cliente externo, un funcionario de la OET, un funcionario de servicio al cliente o un funcionario de soporte técnico.

3.3. Requerimiento a la medida del cliente. Son aquellos que solo aplican para las necesidades del cliente externo que lo ha solicitado y que por lo tanto requieren un desarrollo especial.

4. ¿Cómo Ingresar un Requerimiento en el SPG?

Para registrar un requerimiento en el SPG se deben seguir los siguientes pasos:

4.1. Se debe seleccionar el proyecto y la aplicación correspondiente.

4.2. Se debe crear el requerimiento colocando el titulo del requerimiento con el siguiente formato REQ. Nombre del Requerimiento (Este nombre debe ser lo mas claro posible y el tipo de tarea debe ser requerimiento).

4.3. El porcentaje del requerimiento se debe colocar por debajo del 80%. Los requerimientos que se encuentren por encima de este porcentaje no se tendrán en cuenta en la planeación.

4.4. En el campo “responsable” se debe colocar el nombre de la persona que registra la tarea. No se debe asignar a otra persona por cuestiones de seguimiento y control de los requerimientos.

4.5. Existen dos formas de ingresar la descripción del requerimiento, La primera es registrarlo directamente en el SPG y la segunda es diligenciando un formato.

4.5.1 Especificación directa en el SPG. Este procedimiento por lo general lo realizaran los asesores, los funcionarios de servicio al cliente o funcionarios de soporte técnico quienes tienen acceso al SPG, para ello se debe detallar en la descripción de la tarea la información en el siguiente orden:

• Nombre del requerimiento.
• Tipo de Requerimiento. (Se debe escribir solo una de las siguientes opciones)
• Interfaz Grafica
• Formato de Impresión
• Creación o modificación de informe/indicador de gestión
• Modificación o Mejora
• Nueva Funcionalidad
• Desarrollo a la medida y/o Interfaz con otro sistema de información
• Nombre de la Aplicación y la versión correspondiente.
• Descripción del Requerimiento. (Debe ser lo mas claro posible indicando el modulo u opciones del sistema donde se ve afectado por el requerimiento)
• Nombre Asesor
• Nombre del solicitante para cuando sea requerimiento de un cliente, el número telefónico y el correo electrónico para contactarlo en caso de tener alguna inquietud sobre el requerimiento.
• Si el requerimiento contiene anexos como (Formatos, imágenes u otros) estos se deben colocar también en los anexos de la tarea en el SPG.

4.4.2. Formato de Solicitud de Requerimientos. El solicitante que puede ser un cliente externo o un funcionario de la OET, debe realizar la especificación en el formato (FR-TEC-001) y en el historial el asesor de la cuenta indica en el historial del requerimiento que la descripción detallada se encuentra en el anexo que es el formato diligenciado.

Para el registro del formato se debe tener en cuenta lo siguiente:

• Los Datos Básicos del cliente
• Requerimiento. Información del SPG
• Tipo de requerimiento
• Aplicación
• Descripción del requerimiento.
• Anexos.